 |
Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.
|
Понятие
системы электронного документооборота:
«Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных».Главной целью внедрения систем электронного документооборота (СЭД) является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.
К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы предприятия или организации после внедрения СЭД, можно отнести:
- Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
- Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
- Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
- Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
- Улучшение контроля за исполнением документов.
Наша компания является партнером компаний ЛЕТОГРАФ (программный продукт ЛЕТОГРАФ) и ЭР–ДЖИ-ДЕЙТА УКРАИНА (программный продукт OPTIMA-WorkFlow) и предоставляет профессиональные услуги по поставке и внедрению программных продуктов электронного документооборота.
Краткая информация о компаниях и программных продуктах:
1. ЛЕТОГРАФ www.letograf.ru
Компания ЛЕТОГРАФ (Москва, Россия), динамично развивающаяся российская компания, предоставляющая полный комплекс услуг по повышению конкурентоспособности организации и эффективности работы сотрудников клиентов за счет внедрения современных методов управления бизнес-процессами, перехода к безбумажной форме работы с информацией и управления электронными знаниями. Совместно с партнерами компания «ЛЕТОГРАФ» выполняет проекты «под ключ»: проводит обследование, осуществляет настройку и развертывание системы ЛЕТОГРАФ, разработку регламентов использования системы, обучение пользователей, а также интеграцию с корпоративными системами и сопровождение в режиме горячей линии. Приоритетной задачей для компании «ЛЕТОГРАФ» является достижение максимальной эффективности бизнеса клиентов и партнеров компании за счет индивидуального подхода к каждому клиенту.
Система ЛЕТОГРАФ – это принципиально новый, интегрированный, универсальный программный продукт, позволяющий организовать произвольную схему обработки документов любой структуры, на современном уровне решить задачи традиционного документооборота и различные специализированные управленческие задачи. ЛЕТОГРАФ – гибкий, производительный и надежный программный продукт, поддерживающий сложнейшие бизнес-процессы и обработку любых видов документов.
2. ЭР–ДЖИ-ДЕЙТА УКРАИНА (RGdata Ukraine) www.rgdata.com.ua
Программный продукт компании ЭР–ДЖИ-ДЕЙТА УКРАИНА -
OPTIMA-WorkFlow – комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота. Система локализована на украинский язык, включая интерфейс пользователя, контекстную подсказку и учебные курсы.
Основное назначение Системы – это:
- автоматизация работы делопроизводственных и архивных служб предприятия;
- автоматизация деловых процессов обработки документов на базе использования «электронных административных регламентов»;
- повышение эффективности учета и контроля результатов работ по обработке документов подразделениями предприятия;
- мониторинг выполнения работ и исполнения поручений;
- обеспечение гарантированной сохранности и защиты информации от несанкционированного доступа;
- обеспечение работы по безбумажной технологии.
Система позволяет автоматизировать практически любые бизнес-процессы современной организации. В состав базового набора функций системы входят:
- надежное хранение всех версий документов и других информационных объектов, вовлеченных в процессы обработки;
- систематизация хранилищ документов в соответствии с требованиями предприятия – по структурному, организационному, тематическому, персональному или любому иному принципу, или их сочетанию;
- автоматизация резервирования и восстановления хранимой информации;
- гарантированная защита информации от несанкционированного доступа; автоматизация использования средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи;
- формализация технологических процессов обработки информации; возможность создания типовых маршрутных схем выполнения бизнес-процессов;
- возможность задания круга лиц, участвующих в бизнес-процессах обработки информации; разграничение их полномочий и прав;
- автоматическая доставка документов (и любых других информационных объектов) к месту обработки; рассылка обработанных версий объектов на последующие этапы маршрутной схемы;
- автоматическое оповещение пользователей о поступивших на обработку объектах, об истечении нормативных сроков обработки; синхронизация работ в рамках одного бизнес-процесса и т. д.;
- автоматизация конкретных видов работ с информационными объектами; в том числе – сканирования бумажных документов и распознавания их текстов, взаимодействия со службами факсимильной связи и специализированными архивными системами и т.д.;
- автоматизация контроля выполнения технологических процессов движения и обработки информационных объектов;
- автоматизация процессов регистрации документов по действующим правилам делопроизводства; обеспечение механизмов аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений;
- поиск документов и их версий по свойствам, значениям полей регистрационных карточек и контексту (по отдельным словам и словосочетаниям, использованным в тексте документа).
Электронный документооборот в проектах
